Полезна информация

В продължение на коментираните промени в Наредбата за командировки в страната в бюлетин Правни процедури, промени и практики (Първо тримесечие/ 2023) искаме да акцентираме върху документирането и отчитането на командировките и  предвидената възможност заповедта за командироване в страната да бъде издадена като електронен документ,

При командироване на работник или служител ръководителят издава писмена заповед, която съдържа предвидените в чл.9, ал.1 от Наредбата за командировките в страната (НКС) реквизити:

• наименованието на предприятието и длъжностното лице, което издава заповедта;
• трите имена и длъжността на командированото лице;
• мястото на командироване;
• задачата, за която лицето се командирова;
• времетраенето  на командировката;
• командировъчните дневни, пътни и квартирни пари, на които командированият има право;
• начинът на пътуване и други данни, които имат значение за определяне правото и размера на командировъчните пътни пари (например – със служебен превоз, лично превозно средство или въздушен транспорт);
• видът на отчета за извършената работа;
• необходимостта от заверка на заповедта с подпис на оправомощено длъжностно лице на мястото на командироването.

Обръщаме внимание на новите моменти:

• работодателят следва да посочи в заповедта видът на отчета за извършената работа от командирования – в писмен или устен вид;
• създадената възможност командироващият да направи преценка относно необходимото удостоверяване на присъствието  на командированото лице в обекта, където е командирован, т.е. дали се изисква задължителна заверка от длъжностни лица в местата за командироване или не.

С чл. 8 от Наредбата се дава възможност заповедта за командироване в страната да се създаде като електронен документ.

В този случай задължително следва да се спазят изискванията на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги и европейското законодателство. Следва да се обърне внимание, че законодателят не е уредил реда за издаване на електронна заповед за командировка,  т.е. дали ще се издава по облекчен режим или ще се прилага Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника и служителя.

Съгласно цитираната наредба, електронната заповед следва да бъде издадена и връчена при спазване на всички технологични изисквания относно комуникацията със служители по електронен път, които, изискват ползване на квалифициран електронен подпис от работодателя и връчване на всяко уведомление между страните чрез услуга за електронна препоръчана поща.

Следователно, възможността за издаване на електронна заповед за командировка намалява административната тежест, но от нея ще могат да се възползват само тези кооперативни организации, които използват цифрови технологии, осигуряващи изпълнението на правата и задълженията на страните по трудовото правоотношение.

Друг основен момент в промените на Наредбата за командировки в страната е прецизирането на съдържанието на сметката, която се изготвя за дължимите суми, с оглед включване на данни за размера на пътните, дневните и квартирните пари, а не както преди промените „сметка за дължимите суми или авансов отчет“.

По силата на изменената разпоредба на чл. 32, т. 3 от наредбата, командировъчните пари се изплащат срещу представяне на:

• Заповед за командировка,
• Препис от писмен отчет, когато това се изисква със заповедта за командировка;
• Сметка за дължимите пътни, дневни и квартирни пари или авансов отчет, когато преди заминаването е получен служебен аванс, към която се прилагат документи за извършени разходи:
• документ за платените пари за нощуване; размерът на квартирните пари задължително се утвърждава от командироващия; утвърденият размер може да бъде по-голям от първоначално определения със заповедта за командировката;
• билет или друг документ, удостоверяващ извършените пътни разходи; билетът или протокол за самолетен билет, и/или бордната карта, когато пътуването е със самолет“.